Bir şirketi yönetmenin finansal süreçleri arasında en çok can sıkan konulardan birisi hiç kuşkusuz bordro süreçleridir. Bordro hesabının, doğası gereği çok fazla organizasyonel fonksiyona bağımlı bir süreç olması, finansal konular içerisindeki en çok soruna yol açabilecek alanlardan birisi olma ihtimalini de artırır.
Bordro; finans, mevzuat, banka süreçleri, personel yönetimi, zaman yönetimi, sosyal güvenlik, teşvik yönetimi, vergi, izin süreçleri gibi pek çok farklı alanın birlikte çalıştığı disiplinler arası bir aktivitedir.
Daha üretken olmak ve tüm organizasyon süreçlerinizde zamandan tasarruf sağlamak için güçlü bir bordro yazılımına sahip olmanız çok önemlidir. Neyse ki sizin için bordro süreçlerinizi büyük ölçüde basitleştirebilecek bir teknoloji mevcut.
Bütün bu bilgiler size çekici geliyorsa, bu yazıyı okumaya devam etmelisiniz. Bu yazımızda sizlere; bir satıcı seçerken göz önünde bulundurmanız gereken temel özellikleri özetleyerek, bordro yazılımının şirketinize nasıl fayda sağlayabileceğini anlatacağız ve işletmeniz için uygun olacağına inandığımız bir alternatif önereceğiz.
Bordro Yazılımı Nedir?
Bordro yazılımı, adından da anlaşılacağı gibi, her ödeme döneminde bordro hesaplama sürecini kolaylaştıran bir yazılımdır. Başarılı bir bordro programı, bordro hesabının zahmetli süreçlerini kolaylaştırmalı ve bordro verilerinizi dijital olarak kaydetmenize olanak sağlamalıdır.
Bordro yönetimi, sizin için oldukça basit ve katma değer yaratmayan bir süreç gibi görülse bile, bordro yazılımına sahip olmanızın işletmeniz açısından çok kritik avantajları olacaktır. Bir organizasyonda yönetici ve karar verici pozisyonunda olan herkes, bir işletmeyi yönetmenin kolay olmadığını ve süreçlerin eksiksiz yürütülebilmesi için önlerine çıkan her fırsatı değerlendirmenin ne kadar önemli olduğunu bilirler. İşte başarılı bir bordro yazılımı da işletmeler için böyle bir fırsattır.
Çağdaş İşletmeler için Bordro Yazılımının Faydaları
Yukarıda da bahsettiğimiz gibi, bordro yazılımına ihtiyaç duymanızın birkaç nedeni olabilir. Bunları hızlıca gözden geçirelim:
1- Ekstra Zaman
Bir yönetici olarak sahip olduğunuz en değerli kaynak, aynı zamanda en kıt kaynağınız olan zamandır… Bordro sürecinizin işletme büyüklüğünüze göre ayda yaklaşık yirmi saat ila iki yüz saat arasında değiştiğini varsayın. Bu süreci %50 hızlandırabilseydiniz nasıl olurdu? Bu tasarruf, yılda işletme büyüklüğünüze göre size 120 ila 1200 saat arasında bir süre kazandırır.
2- Daha Az Tekrar
Uygun bir bordro yazılımı, idari işlerinizin monotonluğunu azaltarak, aşağıda sıraladığımız avantajları ile size kusursuz bir bordro süreç yönetimi sağlayacaktır:
• İyi kurgulanmış bir bordro süreç yönetimi, çalışanlarınızın aylık gelir vergilerini en doğru şekilde hesaplamanıza yardımcı olacaktır.
• İşe giriş, çıkış ve beyanname prosedürünü otomatikleştirmek size zaman kazandıracaktır.
• İş Kanunu, vergi ve sosyal güvenlik ile ilgili yapılan yasal değişikliklere hızlı adaptasyon, yasalarla uyumlu olmanızı sağlayacaktır.
• Çalışanların ücret bordrolarını zaman damgalı olarak self service almaları, ücret pusulalarının dağıtımını kolaylaştıracaktır.
Bu avantajları göz önünde bulundurarak, çeşitli bordro sistemlerini karşılaştırırken dikkate almanız gereken bazı önemli özellikleri ve nitelikleri inceleyelim:
Bordro Yazılımının Önemli Unsurları
İyi bir bordro yazılımı kullanmanın sayısız faydası vardır, ancak satın alma zamanı geldiğinde yanlış satıcıyı seçerseniz, hiçbirinden faydalanamazsınız. Bu bilgilerin ışığında, bordro yazılımınızın sahip olması gereken bazı önemli hususlarını inceleyelim:
Yeni Nesil Özellikler
İş süreçlerinizi yürütmek için kullandığınız araçların çoğunda olduğu gibi, bordro programınızın da sahip olması gereken bazı temel özellikleri vardır. Yazılımın bulut tabanlı olması ve ayrıca bir donanım gerektirmemesi, arkasında güçlü bir mevzuat ekibi olması ve yasal değişikliklere hızlıca uyum sağlayabilmesi vazgeçilmez özelliklerdendir. Çalışan işe giriş çıkışlarının SGK sistemine otomatik bağlanarak yapılması size zaman kazandırır. Esnek raporlama ve en kompleks muhasebe fişlerinin hazırlanabilmesi ise süreçlerin el değmeden ilerlemesini sağlar.
Bir bordro sistemine yatırım yapmadan önceki değerlendirmenizde, sistemin gerekli işlevselliği sağladığından emin olun. Bordro yazılımında ihtiyaç duyduğunuz tüm özelliklerin kapsamlı bir listesini yapmak, doğru yazılımı seçmek için çok önemlidir. Bu liste, az önce ele aldığımız temel özelliklerden, karmaşık bir muhasebe entegrasyonuna veya profesyonel hizmet unsurlarına kadar değişiklik gösterebilir.
Listenizi oluşturduktan sonra, özellikleri; “olması gereken” ve “olması iyi olur” şeklinde 2 gruba ayırın. Bu işlem, hangi özelliklerin gerekli olduğuna, hangi özellikler olmadan süreçlerinizi yürütebileceğinize karar vermenizde size kolaylık sağlayacaktır. Bir bordro yazılımı tedarikçisi ile konuşurken öncelikli amacınız, olması gerekenler listenizdeki maddelerin karşılığını ödemeye hazır olduğunuz bir fiyat sunan tedarikçiyi belirlemek olmalıdır.
Çalışan Portalı
Teknolojide yaşanan son derece hızlı gelişmeler göz önüne alındığında, personelinizin yazılım kullanma konusunda, kalem ve kâğıt kullanımından çok daha rahat olması muhtemeldir. Bu durumda, personelinize kendi bordrolarını sistemden alabilecekleri bir portala erişim sağlayabilecekleri çözümler aramanızı tavsiye ederiz. Seçtiğiniz yazılım, akıllı telefon kullanma konusunda oldukça donanımlı olan genç çalışanlar için mükemmel bir seçenek olan mobil uygulama olarak da kullanılabilir.
Entegrasyonlar
Siz de tahmin edersiniz ki bordro yazılımı, iş yazılımlarınızın çok önemli bir bileşenidir. Çalışanlarınızın ücretlerini ve son derece hassas verilerini işlemeyi kapsayan her konu dikkatlice düşünülmelidir. Bu amaçla, satın almaya karar vereceğiniz yazılımın, kullandığınız bazı şirket yönetim araçlarıyla nasıl bağlantı kurduğunu da düşünmelisiniz. Örneğin; Peoplesoft veya Informasoft, Workday, SuccessFactors gibi uygulamalara veri aktarabilen ve ayrıca SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, Logo gibi muhasebe yazılımları için muhasebe fişi oluşturabilen bir uygulama, dijitalleşme yolculuğunuzda en büyük yardımcınız olacaktır.
Entegrasyon ile ilgili ihtiyaçlarınız için tedarikçilerden gelen açıklamaları ve entegrasyon yetenekleri ile ilgili teknik dokümanları detaylıca inceleyin. Diğer yazılımlarınız ile bordro programı arasında doğrudan bir bağlantı oluşturma imkânlarını araştırın. Burada yanıtlanması gereken soru; bordro yazılımı doğrudan ve anlık bir entegrasyon oluşturmak için gerekli API’leri sağlıyor mu yoksa verileri bir CSV dosyası olarak dışa aktardıktan sonra diğer sisteme manuel olarak girmeniz mi gerekiyor?
Bulutta Bordro Yazılımı
Bordro süreci ile ilgili ihtiyaçlarını doğru analiz etmiş olan firmalar, bir satıcı seçerken yazılımın işlevlerine ek olarak kullanım yöntemlerini de dikkate alacaklardır. Yukarıda, çalışanlarınızın self servis portalını ziyaret etmek için akıllı telefonlarını kullanarak kendilerini daha rahat hissedebileceklerini söylemiştik. Her ödeme döneminde, bordro yönetiminden sorumlu kişi olarak bordro yazılımınıza nasıl erişmek istersiniz? Herhangi bir bilgisayardan erişim sağlamak sizin için çok mu önemli? Yoksa ofiste depolanan verilere erişiminizi sınırlandırarak tek bir bilgisayara kurulmasını mı tercih edersiniz?
İhtiyacınız olan tüm gereksinimleri eksiksiz olarak karşılar. Bordroyla ilgili tüm birincil süreçlerinizi uçtan uca yönetebilir. Bordromat’ın insan kaynakları profesyonellerinin tecrübesi ile ortaya çıkması, ayırt edici özelliklerinden biridir.
Türkiye pazarında satışa sunulan diğer bordro programları, Bordromat’ın sunduğu bazı özelliklerin birçoğundan yoksundur. Bordromat®, geleneksel bordro programlarına göre daha üstün özelliklerle donatılmıştır ve puantajdan ödemeye kadar olan tüm süreci stressiz yönetmenizi sağlar.
Hata yapmanıza izin vermeyen, akıllı özelliklerle donatılmış farklı bir kullanıcı deneyimine hazır mısınız?
Bordromat | Informasoft HR Tools | Payroll | HR | PEO — BPO | KVKK — GDPR
